Reinigungsnachweis per QR-Code: vom Auftrag zum klaren Ergebnis

Was gehört in einen brauchbaren Reinigungsnachweis?

Ein Häkchen bei „fertig“ beantwortet noch nicht, was erledigt wurde. Eine brauchbare Dokumentation macht den Einsatz nachvollziehbar: welches Objekt, welcher Durchlauf, welche Aufgaben, welcher angegebene Name und welches Ergebnis. Fotos helfen bei ausgewählten Punkten, den dokumentierten Zustand zu verstehen.

In cleanlist öffnet die ausführende Person einen veröffentlichten Link oder scannt den QR-Code. Sie braucht dafür kein eigenes Konto und keine App-Installation. Nach dem Absenden entsteht ein Nachweis mit Zeitstempel und Bestätigungscode. Die Verwaltung sieht die Ergebnisse im Dashboard.

Ein solcher Nachweis dokumentiert die übermittelten Angaben. Er ist keine automatische Identitätsprüfung und beweist für sich allein weder die physische Anwesenheit noch eine bestimmte Reinigungsqualität. Klare Aufgaben und die anschließende Kontrolle bleiben Teil des Prozesses.

Beispiel: Apartment zwischen Check-out und Check-in

Für eine Wechselreinigung lohnt sich eine kurze Liste je Raum. Die folgenden Punkte sind ein anpassbares Ablaufbeispiel, keine vollständige Reinigungsvorschrift:

Bereich	Konkrete Aufgabe	Sinnvoller Nachweis
Küche	Arbeitsfläche und Spüle gereinigt, Kühlschrank kontrolliert	Häkchen; ein Übersichtsbild bei Bedarf
Bad	Waschbecken, Dusche und WC gereinigt	Häkchen; Foto des vereinbarten Endzustands
Schlafbereich	Bett frisch bezogen und Ausstattung geprüft	Häkchen; Referenzfoto als Orientierung
Gesamtes Apartment	Auffälligkeiten prüfen und Schäden melden	Beschreibung und Foto einer Abweichung
Abschluss	Vereinbarte Aufgaben kontrollieren und absenden	Name, Zeitstempel und Bestätigungscode

Beschreibe den erwarteten Zustand so, dass zwei Personen ihn gleich verstehen. „Küche sauber“ lässt viel offen. „Arbeitsfläche frei, Spüle gereinigt, sichtbare Rückstände entfernt“ ist konkreter. Für fachliche Reinigungsvorgaben gelten weiterhin die Anforderungen deines Betriebs und der verwendeten Produkte.

So setzt du den Ablauf auf

1. Eine Checkliste für einen klaren Einsatz erstellen. Starte mit einer Vorlage und passe Räume, Aufgaben und Fotos an das tatsächliche Objekt an. Eine allgemeine Liste für jedes Gebäude wird schnell unübersichtlich.
2. QR-Code dort platzieren, wo die Arbeit beginnt. Beschrifte ihn mit Objekt und Zweck. Teste den Scan am vorgesehenen Ort mit einem Smartphone. Eine Internetverbindung ist zum Ausfüllen erforderlich.
3. Den ersten Durchlauf gemeinsam ausprobieren. Prüfe, ob Aufgaben verständlich sind, die passende Sprache angeboten wird und ein neues Teammitglied ohne Erklärung weiterkommt. Optional kann der öffentliche Zugang mit einer PIN geschützt werden.
4. Nur aussagekräftige Fotos verlangen. Ein sinnvoller Pflicht-Fotopunkt ist besser als zehn Bilder ohne klaren Zweck. Im Ratgeber zur Fotodokumentation findest du ein konkretes Aufnahmeschema.
5. Ergebnisse und Abweichungen prüfen. Lege fest, wer die Nachweise ansieht und auf gemeldete Schäden reagiert. Das Dashboard schafft Übersicht; die Zuständigkeit braucht eine bewusste Entscheidung.

Abgesendet bedeutet nicht automatisch freigegeben

Ein abgeschlossener Checklisten-Durchlauf und ein für den nächsten Gast freigegebenes Apartment sind zwei verschiedene Prozessschritte. Bestimme, ob dein Betrieb vor der Freigabe eine Sichtprüfung braucht.

Soll ein anderes System auf die Meldung reagieren, kannst du mit einer gesondert eingerichteten Integration arbeiten. cleanlist bietet Webhooks ab Starter und eigene API-Zugänge ab Pro. Eine automatische Freigabe im PMS entsteht erst durch den passenden, konfigurierten Workflow; sie ist keine pauschal vorhandene Direktanbindung an jedes PMS.

Wie werden Nachweise abgerechnet?

Ein Nachweis ist ein abgeschlossener, abgesendeter Checklisten-Durchlauf. Einzelne Häkchen werden nicht separat gezählt. Der Free-Tarif umfasst 20 Nachweise pro Monat. Bezahlte Tarife sind Abonnements mit einem Nachweis-Kontingent; es gibt keine Lizenzkosten je ausführender Person oder Objekt. Die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.

Mit einem Objekt starten

Teste zuerst einen wiederkehrenden Ablauf und kontrolliere danach drei Dinge: Waren die Aufgaben verständlich? Waren die Fotos hilfreich? War klar, wer sich um offene Punkte kümmert? Passe die Vorlage erst danach für weitere Objekte an.

Die Airbnb-Demo zeigt das Ausfüllen ohne Anmeldung. Für den eigenen Betrieb findest du unter Reinigungsnachweis-App weitere Produktdetails und unter Vorlagen einen Einstieg.